De nos jours, les organisateurs d'événements, ainsi que les participants, visent l'organisation d'événements durables. L'objectif est que les planificateurs et les participants prennent des mesures concrètes afin d'aider à préserver et à protéger l'environnement, de promouvoir la santé et l'inclusion, et de soutenir les économies locales. Mais comment les planificateurs peuvent-ils s'éloigner des pratiques non durables et adopter de nouvelles méthodes de travail qui limitent les déchets et la consommation d'énergie? Comment peuvent-ils élargir l'accès aux personnes en situation de handicap tout en offrant une expérience exceptionnelle?
Heureusement, il existe de nombreuses ressources dans la capitale du Canada qui vous aideront à organiser des événements plus durables tout en maintenant les normes élevées auxquelles vos participants sont habitués. Voici quatre conseils pratiques pour vous aider :
Choisir les bons partenaires
Lorsque vous choisissez un lieu, vérifiez les pratiques des partenaires en matière de durabilité et choisissez de travailler avec ceux qui ouvrent la voie. Le Centre Shaw, situé au centre-ville d'Ottawa, est un bâtiment certifié LEED de niveau or qui utilise des techniques avancées de gestion des déchets et de recyclage en vue de réduire son empreinte écologique : « Nous avons installé de nouveaux détecteurs d'occupation et procédé à une optimisation complète de notre système d'automatisation des bâtiments », explique Blake Rainville, gestionnaire principal des installations du Centre Shaw. « Cela nous permet de maximiser l'efficacité de nos systèmes et, par conséquent, de réduire notre consommation d'électricité et de gaz... Nos économies de gaz ont été réduites d'environ 80 % comparé à la même époque l'année dernière. »
Le Centre Shaw a également été conçu de manière à respecter la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO), mais M. Rainville ajoute : « Bien que cela ne soit pas obligatoire au Canada, nous avons volontairement conçu le bâtiment pour répondre aux exigences de l'ADA et de l'ADAAG, car le marché américain des congrès est important pour nous ».
Par ailleurs, le Musée canadien de la guerre, qui offre des espaces uniques pour les réunions et les événements, tire son eau de la rivière des Outaouais pour chauffer et refroidir le bâtiment, et la recycle pour les chasses d'eau. Le musée dispose également d'un toit vert autonome qui contribue à purifier l'air ambiant et à réduire l'effet d'îlot de chaleur.
Les hôtels d'Ottawa apportent également leur contribution: le Westin Ottawa et le Brookstreet achètent de l'électricité sans émissions auprès de Bullfrog Power pour alimenter certaines parties de leurs bâtiments, notamment les halls et les salles de réunion. Le Westin utilise un système d'énergie régénérative pour ses ascenseurs (comme ceux utilisés dans les voitures électriques) et a installé des éclairages à DEL dans toutes ses chambres. Le Brookstreet filtre et embouteille désormais sa propre eau potable plate et gazeuse afin de réduire sa dépendance à l'égard de l'eau livrée.
Acheter et s'approvisionner localement
L'approvisionnement local en cadeaux peut faire une grande différence, car le transport est l'une des principales causes des changements climatiques. De nombreuses entreprises locales d'Ottawa, notamment des torréfacteurs, des producteurs de spécialités culinaires, des fabricants de savon et de bougies, redonnent régulièrement à leur communauté. Vous pouvez donc vous sentir bien à l'idée de placer un mélange d'épices ou une bougie fabriqués localement dans les sacs cadeaux (et de vous procurer ces sacs auprès d'un détaillant local respectueux de l'environnement comme Terra20). Vous pouvez également acheter localement des matériaux de construction durables (comme du bois certifié FSC et des peintures et adhésifs à faible teneur en composés organiques volatils) pour construire des scènes et des kiosques. Prévoyez de réutiliser ou de recycler les éléments de conception une fois l'événement terminé.
Contrôler les déchets
Cherchez des moyens de réduire et de détourner les déchets, qu'il s'agisse de nourriture ou d'articles promotionnels comme des carnets, des stylos, des sacs et des bouteilles d'eau. Le Centre Shaw s'organisera pour donner les restes de nourriture aux refuges et aux organismes de bienfaisance locaux. « La nourriture qui a été partiellement consommée est mise dans notre machine ORCA, qui la décompose et la transforme en eaux grises. Cela a permis de réduire la quantité de restes qui quittent notre bâtiment dans les camions à ordures et, par conséquent, de réduire notre empreinte carbone », explique M. Rainville. Il peut également vous aider à trouver des destinataires pour tout matériel de conférence restant grâce à son programme « Leave a Legacy ».
Obtenir l'adhésion des participants
Ottawa possède un centre-ville où l'on peut se promener à pied, ainsi qu'un réseau de transport en commun étendu et accessible. Pensez donc à choisir l'un des nombreux lieux facilement accessibles en autobus ou en train léger, et encouragez vos participants à éviter d'utiliser leur voiture ou les services de covoiturage pour se rendre à pied à des soupers ou à des activités. Vous pouvez également encourager les invités à arriver en train à l'une des deux gares VIA Rail d'Ottawa, au lieu de prendre l'avion, ou acheter des crédits de compensation des émissions de carbone si le voyage en avion est inévitable.
